Části ZD

1. Obecná (zastřešující) část
   
   • Tu zpracuje administrátor (interní či externí)
   • poradí se s vámi o některých požadovaných údajích (kdy a kde se budou otevírat obálky apod.)
   • navrhne specifikaci jiných požadavků (jak stanovit kvalifikaci, jestli chtít jistotu a tak)
2. Přílohy pro dodavatele
   • ty by v zásadě měl také zpracovat administrátor.
   • jedná se
     o vzory dokumentů,
     které budete po dodavatelích požadovat, aby je dali do svých nabídek – např. krycí list, čestné prohlášení o kvalifikaci apod.)
3. Technické podmínky
   • V případě zakázky na stavbu jde o projektovou dokumentaci pro provedení stavby a výkaz výměr / soupis prací – a to vám přinese na zlatém podnose projektant
   • V případě zakázky na služby (např. na projektanta, dozor) technické podmínky asi moc potřebovat nebudete…
4. Smluvní podmínky
   Nejvhodnější je využít svůj prověřený smluvní vzor, který se „anonymizuje“ a přiloží k ZD jako závazný vzor smlouvy.

Příprava obecné části ZD - využití požadavků

Zahájení zakázky

• Ruku v ruce se zahájením zakázky jde často uveřejnění Zadávací dokumentace na Profilu zadavatele.
• V některých případech – zejména pak u zakázek na služby, jejichž předmětem je hájení zájmů zadavatele ve věcech, jejichž hodnota výrazně převyšuje hodnotu služeb, je vhodné postupovat spíše uzavřeně:

  Např. pokud poptáváte technický dozor, je vhodné oslovit pouze takové subjekty, kterým (ať už na základě osobní zkušenosti či dobré reference) důvěřujete. Uveřejňování širšímu okruhu potenciálních dodavatelů zvyšuje podle mého názoru pravděpodobnost komplikací při průběhu vlastní stavby.

  I samotný zákon ostatně již na tomto poli přinesl dvě výjimky – pravidla daná zákonem se nevztahují na zadávání právních služeb a bankovních úvěrů.

Příjem nabídek - podání vysvětlení, změny či doplnění

• Vysvětlení, změny či doplnění Zadávací dokumentace se musí uveřejnit (alespoň) stejným způsobem, jako původní Zadávací dokumentace.
• Pokud máte přehled o tom, kteří dodavatelé mají Zadávací dokumentaci staženou, je možné poslat jim vysvětlení, změny či doplnění Zadávací dokumentace přímo.
• Vysvětlení, změny či doplnění Zadávací dokumentace vč. žádostí dodavatelů a dokladů o uveřejnění jsou často součástí dokumentace veřejné zakázky.
• Pokud vysvětleními, změnami či doplněními Zadávací dokumentace provedete např. takové změny, které by vedly k většímu nárůstu pracnosti zpracování nabídky (nebo pokud změny provádíte na „poslední chvíli“), měli byste současně prodloužit lhůtu pro podání nabídek.
• Pokud vysvětleními, změnami či doplněními Zadávací dokumentace změníte podmínky tak, že rozšíříte okruh potenciálních dodavatelů (např. tím, že zmírníte kritéria kvalifikace), máte povinnost dát dodavatelům novou lhůtu pro podání nabídek (tj. stejně dlouhou od uveřejnění vysvětlení, změn či doplnění, jako byla původně od zahájení zadávacího řízení).

Otevírání obálek

• Pro otevírání obálek se jako dobrá praxe stanovuje 3- či více- členná komise.
• Komise by měla být jmenována zadavatelem (např. usnesením rady či zastupitelstva) a členové komise by měli podepsat prohlášení o střetu zájmů (viz též § 44 zákona 134/2016Sb. o zadávání veřejných zakázek).

Výběr systémem „první dobrá“

Tento postup umožnil a zavedl zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, a komisi umí ušetřit značné množství práce (která se sice podle předchozího zákona dělat musela, ale nikdy ji nikdo nijak nevyužil). Zákonem se inspirovali i poskytovatelé EU dotací.

Komise při využití tohoto principu (v ideálním případě)

1. "pouze" ověří, zda jsou dodavateli nabízené hodnoty pro jednotlivá kritéria hodnocení v souladu se zbývajícími částmi nabídky (např. zda nabídka neobsahuje jinou cenu na krycím listu a jinou v kalkulaci) a zda jsou v souladu se zdravým rozumem (tj. jestli např. nabídková cena není mimořádně nízká)
2. provede hodnocení nabídek podle dodavateli nabídnutých hodnot a podle pravidel uvedených v Zadávací dokumentaci
3. ověří, zda vítězná nabídka splňuje všechny požadavky stanovené v zadávací dokumentaci (pokud je – ani po možném vysvětlení – nesplňuje, je nutné dodavatele vyloučit a vrátit se do bodu 2)

Výsledky výběru - sdělení dodavatelům

• Dodavatelé zpravidla chtějí vědět v první řadě to, jestli vyhráli.
• Ve druhé řadě kdo vyhrál a za kolik, resp. jak si na tom stojí oproti konkurenci.

Když jim to v Oznámení o výběru napíšete, předejdete jejich dotazům a získáte karmu dobrého zadavatele.

Součástí Oznámení o výběru dodavatele

u zakázek převyšujících 2 mil. Kč bez DPH (u dodávek a služeb), resp. 6 mil. Kč bez DPH (u stavebních prací) – s výjimkou zjednodušeného podlimitního řízení – musí být seznam dokladů, které musí vybraný dodavatel povinně předložit před podpisem smlouvy podle § 122 zákona 134/2016Sb. o zadávání veřejných zakázek (více též viz kapitolka „Podpis smlouvy“).

Tomu je potřeba přizpůsobit celý proces ukončení zadávacího řízení.

Uzavření / Podpis smlouvy

I při uzavírání (před podpisem) smlouvy s vybraným dodavatelem je třeba dodržet povinné postupy a vyžadovat doložení následujích skutečností.

• U zakázek převyšujících 2 mil. Kč bez DPH (u dodávek a služeb), resp. 6 mil. Kč bez DPH (u stavebních prací) je vybraný dodavatel povinen zadavateli předložit originály (či ověřené kopie) dokladů o kvalifikaci, případně dalších vyhrazených dokladů, a informace a doklady o skutečných majitelích (viz též § 122 zákona 134/2016Sb. o zadávání veřejných zakázek).
• Smlouvu u zakázek převyšujících 500.000 Kč bez DPH je nutné uveřejnit na Profilu zadavatele.
  Pokud (např. jako ORP) uveřejňujete smlouvu povinně v Registru smluv, tak ji již nemusíte uveřejňovat na PZ; současně také pokud nestihnete smlouvu na PZ uveřejnit do 15 dnů, můžete využít možnost ji uveřejnit do 30 dnů v Registru smluv - povinnost podle ZZVZ tím splníte také :)
• U zakázek převyšujících 2 mil. Kč bez DPH (u dodávek a služeb), resp. 6 mil. Kč bez DPH (u stavebních prací) je dále nutné uveřejnit na profilu zadavatele Písemnou zprávu zadavatele podle § 217 zákona 134/2016Sb. o zadávání veřejných zakázek a uveřejnit formulář Oznámení o výsledku (podlimitního) zadávacího řízení.