Výchozí stav (záměr)

2. Proces

Každý projekt je multidisciplinární aktivitou, kde se střetává řada přístupů, podmínek, odborností, limitů či požadavků. Z tohoto důvodu je vhodné na počátku celého procesu ustavit
projektový tým,
který se bude systematicky věnovat přípravě a následné realizaci projektu.

Projektový tým

Podle náročnosti a komplexnosti projektu může být projektový tým širší, nebo užší. Může zahrnovat celou strukturu subjektů či platforem.

  • U komplexních projektů vzniká řídicí skupina, která zadává úkoly odborným pracovním skupinám a kontroluje jejich plnění, stanovuje další kroky.
  • U jednodušších projektů je dostačující vytvoření malého projektového týmu. Důležité je do týmu zahrnout zástupce relevantních profesí (zástupce vedení obce, projektant, investiční technik, referent majetku, zástupce finančního odboru, příp. externí účetní apod.)

V čele projektového týmu je projektový manažer, který koordinuje jednotlivé složky týmu, zodpovídá se řídicí skupině, resp. politickému garantovi projektu (zástupci vedení obce pověřeného řízením projektu).

Projektový tým musí mít nastavena přesná pravidla jednání, pravomoci a odpovědnosti, role jednotlivých členů týmu (ideálně v podobě jednacího řádu)

  • V případě, že má obec schválený strategický rozvojový dokument (program rozvoje obce, strategii, koncepci apod.), mělo by být (projektovým týmem) posouzeno, zda projektový
    záměr je v souladu
    s takovýmto dokumentem.

Posuzování záměru

Předmětem posuzování je zejména to, zda projekt přispěje k jednomu či více definovaným cílům ve strategickém dokumentu, zda projekt zlepší podmínky jedné či více definovaných cílových skupin.

Posouzeno také musí být, zda projekt neoslabí či nenaruší pozitivní účinky jiného projektu či aktivity obce.

Analýza problémů a potřeb

Analýza problémů a potřeb by měla nashromáždit klíčová data a fakta o výchozí situaci daného tématu v obci.

Z analýzy by mělo vyústit jednoznačné stanovisko, zda je projekt pro rozvoj obce potřebný, a tedy přispěje k řešení stávajících problémů a potřeb obce. Analýza musí brát v potaz skutečné cílové skupiny, pro které bude projekt sloužit.

Zaměřit by se měla na to, zda je cílová skupina v obci dostatečně reprezentativní, zda její zájem či potřeba na projektu je trvalá a dlouhodobá a zda uspokojení potřeb jedné cílové skupiny prostřednictvím projektu nezhorší zájmy jiných cílových skupin v obci.

Zpracování Analýzy problémů a potřeb není při znalosti metodiky tvorby příliš náročný proces a je možno ho řešit svépomocí. V opačném případě je samozřejmě možné zvolit zpracování externím odborníkem z oblasti strategického či projektového řízení.

Vzhledem k tomu, že s realizací projektu je spojeno
vynakládání veřejných prostředků,
nepřísluší rozhodnutí o realizaci projektu jedné osobě, o realizaci musí rozhodnout zastupitelstvo obce jako součást schvalování rozpočtu obce (schvalování rozpočtu obce je vyhrazeno zastupitelstvu obce, dle Zákona č.128/2000 Sb., §35).

Vynakládání veřejných prostředků

Investiční akce předpokládá také vynaložení veřejných prostředků nejen na její realizaci, ale také na přípravu (pořízení projektové dokumentace apod.). Z tohoto důvodu musí být také tyto náklady kryté schváleným rozpočtem obce.

Pokud tyto prostředky ve stávajícím rozpočtu k dispozici nejsou, musí být zahrnuty do rozpočtu následujícího roku a až následně může být příprava projektu zahájena.

  • Je-li rozhodnuto o přípravě realizace projektu a jsou-li vyčleněny ve schváleném rozpočtu prostředky na projektový záměr,
    zahájí obec přípravu projektu
    (viz následující kroky).

Zahájení přípravy projektu

Pro formální zahájení projektových příprav je vhodné přijmout v orgánech obce oficiální usnesení o zahájení přípravy projektu.

Doporučuje se, aby součástí takového usnesení bylo také složení projektového týmu.