Města a obce často narážejí na velkou administrativní náročnost.
Fáze zpracování projektové žádosti je složitým procesem vyžadující zkušenosti. Obce se potýkají nejen s nedostatkem vlastních zdrojů na přípravu, ale zejména pak také na řízení projektů. Proto je vhodné zvažovat spolupráci s odborníky a konzultanty z poradenských společností, které mají v této oblasti velké zkušenosti.
Poradenská společnost zpracuje technické poklady projektové žádosti. V případě vyhotovení všech potřebných dokumentů, které budou součástí projektové žádosti, je žádoucí využít příležitosti a konzultovat je u příslušného řídícího orgánu.
Potenciální žadatelé mohou využít možnosti zúčastnit se informačních seminářů, které jsou organizovány za účelem seznámení se s podmínkami dotačního titulu a možnosti zodpovězení konkrétních dotazů. Na semináři jsou většinou přítomni odborní pracovníci poskytovatele dotace, kteří jsou schopni dotaz na místě zodpovědět.