Reálný příklad - MŠ Bukovno

Mateřská škola Bukovno

Výchozí stav (záměr)

V obci Bukovno před realizací tohoto projektu nebyla možnost umístění dítěte do mateřské školy. Rodiče vozili své děti předškolního věku do okolních obcí. Vedení obce se po svém nástupu v roce 2014 rozhodlo zpracovat plán rozvoje obce. Hlavním důvodem bylo stanovení jednotlivých priorit vedení s následnou možností dosáhnutí na některé dotační tituly, které mají doložení plánu rozvoje obce ve svých podmínkách.

  • V tomto dokumentu se mimo jiné objevil i záměr vybudování mateřské školy.
  • Následovalo zorganizování dotazníkového průzkumu mezi obyvateli obce, zda skutečně vybudování mateřské školy chtějí. Absolutně převládl názor, že ano. Hlavním důvodem je každoročně se zvyšující počet obyvatel obce díky vzrůstající porodnosti.

Studie

  • Původní myšlenka, vybudování školky jako novostavby mimo střed obce, se po diskuzi přeměnila na projekt, který počítal s úpravami prostor dosud využívaných obecním úřadem.
  • Studie tak, jak je po technické stránce vnímána a popsána v modelovém řešení, nebyla zpracována.
  • Zástupci obce přesně věděli, co chtějí, v jakém objektu to chtějí a k jakému účelu by to mělo sloužit.

Zdroj

Zastupitelstvo obce bylo jednotné v tom, že i v případě nezískání externích dotačních zdrojů bude projekt vybudování mateřské školy realizovat.

Ve svém rozpočtu mělo vyčleněnu dostatečnou rezervu na financování této aktivity. Přesto se obec na základě rozhodnutí zastupitelstva zapojila do dotačního řízení vyhlašovaného Středočeským krajem. Jednalo se o Fond rozvoje obcí a měst financovaný z rozpočtu Středočeského kraje. Žádost o dotaci nakonec byla úspěšná a finanční prostředky přislíbeny.

  • Žádost o dotaci se podávala jednak prostřednictvím webového formuláře a jednak v tištené podobě spolu s povinnými přílohami.
  • K žádosti se přikládala projektová dokumentace ve stupni pro stavební povolení, položkový rozpočet, demografická studie dotčeného území, výpis z katastru nemovitostí dokladující vlastnictví pozemku nebo stavby, fotodokumentace současného stavu a usnesení zastupitelstva obce o spolufinancování akce.

Financování akce probíhalo ex post formou, tzn. nejdříve musely být veškeré práce proplaceny z obecního rozpočtu, a teprve poté na základě zpracovaného vyúčtování byly dotační prostředky převedeny na účet obce. Veškeré činnosti spojené s administrací dotace, ale i některé činnosti spojené s realizací stavby či zadáváním veřejných zakázek, přenechala obec na základě uzavřené smlouvy externí poradenské společnosti.

Projektová dokumentace

  • Projektová dokumentace vznikala v rekordně krátkém čase. Zpracování trvalo cca 3 měsíce.
  • Výběr zhotovitele projektové dokumentace proběhl na základě poptávkového řízení, tzn. zakázky malého rozsahu mimo režim zákona.
  • Nakonec byla vybrána projekční kancelář, která působí nedaleko.
  • Rozhodnutí o zakázce příslušelo zastupitelstvu obce. Projektová dokumentace byla vyhotovena jako jednostupňová dokumentace pro provedení stavby.

Jelikož již v minulosti bylo vydáno stavební povolení na rekonstrukci objektu obecního úřadu na kulturní a volnočasové centrum, nemusely se zpracovávat předchozí stupně dokumentace jako dokumentace pro území rozhodnutí nebo pro stavební povolení. Nově zpracovaná projektová dokumentace tak sloužila pro nové jednání se stavebním úřadem a dotčenými orgány na téma změna stavby před dokončením.

Změna stavby před dokončením je pojem, kdy stavebník řeší změnu stavby oproti původně vydanému stavebnímu povolení. Tuto změnu je možné po schválení stavebním úřadem povolit před zahájením stavby nebo v průběhu jejího provádění. V případě našeho projektu se jednalo o změnu stavby z původního kulturního a volnočasové centra na mateřskou školu.

Projektová dokumentace byla samozřejmě vypracována autorizovanou osobou a v průběhu zpracování probíhala konzultace se zástupci obce s cílem předejití možných problémů a ovlivnění budoucího výsledku.

Správní řízení – inženýrská činnost

Inženýrská činnost směřující k vydání stavebního povolení byla provedena již v minulosti, před dvěma lety. Obec plánovala rekonstrukci objektu obecního úřadu na kulturní a volnočasové centrum (komunitní) již dříve, a stavební povolení tak již bylo vydáno.

Bylo však nutné s místně příslušným stavebním úřadem několikrát prokonzultovat

  • změnu stavby před dokončením, de facto změnu stavebního povolení, kdy se z objektu stane nově mateřská škola.
  • V té souvislosti bylo nutné projednat tyto změny s příslušnými dotčenými orgány (hygiena, hasiči a odbor životního prostředí).

Uvedené aktivity zajišťoval zpracovatel projektové dokumentace v úzké spolupráci se zástupci obce, kteří díky znalosti místního prostředí uměli věci řešit v kratším časovém horizontu.

Správní řízení – majetko-právní vztahy

V rámci projektu vybudování mateřské školy se obec vydala z hlediska majetkoprávního nejjednodušší možnou cestou. I když původně tomu tak nebylo.

  • Původní myšlenka byla vybudovat nový objekt mimo centrum obce. To by nejspíše přineslo složitější jak inženýrskou, tak i majetkoprávní přípravu.
  • Zvolená varianta však znamenala nejrychlejší a nejjednodušší způsob. Rekonstruovaný objekt byl a stále je ve vlastnictví obce. Nedocházelo ani ke stavebním úpravám, které by znamenaly rozšiřování stavby na cizí pozemky.
  • Obec tedy nakládala a zhodnocovala vlastní majetek.

Správní řízení – Vydání povolení

Správní řízení směřující k vydání stavebního povolení bylo provedeno již v minulosti, před dvěma lety.

  • Obec plánovala rekonstrukci objektu obecního úřadu na kulturní a volnočasové centrum (komunitní) již dříve a stavební povolení tak již bylo vydáno.
  • Bylo však nutné s místně příslušným stavebním úřadem několikrát prokonzultovat změnu stavby před dokončením, de facto změnu stavebního povolení, kdy se z objektu stane mateřská škola.

Po projednání těchto změn s příslušnými dotčenými orgány (hygiena, hasiči a odbor životního prostředí.) neměl místně příslušný stavební úřad námitek a vydal změnové rozhodnutí – změna stavby před dokončením.

V případě řešení jakýchkoli změn či nejasností je velmi důležité zapojené subjekty minimálně informovat, lépe s nimi situaci detailně a s dostatečným časovým předstihem řešit.

Výběrové řízení

  • Zadávací řízení na dodavatele stavby bylo po administrativní stránce svěřeno externí poradenské společnosti, která má s obcí uzavřenou smlouvu mj. na poskytování těchto služeb.
  • Zakázka byla vyhlášena jako zakázka mimo režim zákona č. 137/2006 Sb., kdy v případě stavebních prací nedosáhne 6 000 000 Kč.
  • Již zadávací podmínky byly zpracovány tak, aby největší důraz byl kladen na splnění velmi krátkého termínu a především kvality odvedené práce.
  • Bylo osloveno napřímo 5 firem a jediným hodnotícím kritériem při splnění ostatních požadavků byla cena.

Nakonec byla na základě výše uvedeného vybrána místní firma. Rozhodnutí o výběru bylo schváleno usnesením zastupitelstva dne 6.4.2016. Dne 11.4.2016 byla podepsána smlouva o dílo s tím, že zhotovitel se zavazuje stavbu zrealizovat do 31.7.2016. Celé zadávací řízení netrvalo od oslovení uchazečů po podpis smlouvy o dílo déle než měsíc.

Realizace

Ve stejný den, jako byla podepsána smlouva o dílo, byla podepsána příkazní smlouva na zajištění služeb spojených s výkonem technického dozoru stavebníka a koordinátora bezpečnosti a ochrany zdraví při práci (dále jen „TDI a BOZP) a to v průběhu i po dokončení stavby.

Společnost byla vybrána na základě přímé objednávky. Jednalo se o služby v plnění nepřevyšujícím 100 tis. Kč bez DPH, kdy obec má interní směrnici, která umožňuje vedení města zadávat tyto zakázky napřímo.

Zástupci obce, TDI a BOZP, projektanta a stavební firmy se pravidelně setkávali při kontrolních dnech, při kterých docházelo ke kontrole skutečně prováděných prací s výkazem výměrem a kde se operativně řešily otázky změn v projektu – dodatečné méně- či vícepráce.

Ve finále se v rámci stavby objevily nepředvídatelné vícepráce:
  1. dodatečná chybějící izolace podlahy objektu a s tím související změna systému otopné soustavy na podlahové vytápění a tepelné čerpadlo,
  2. chybějící izolace střechy a změn světelných podmínek – instalace světlovodů.

Uvedené nedostatky se objevily až ve chvíli, kdy byl odkryt svrchní betonový potěr podlahy, a zjistilo se, že pod ní neexistuje žádná tepelná izolace ani hydroizolace. V té souvislosti byl navržen i nový způsob podlahového vytápění, který je do takových prostor vhodnější.

V případě střechy byla chybějící izolace objevena rovněž až ve chvíli, kdy byla zhotovitelem odkryta část střešní konstrukce. Průzkumné zkoušky a sondy projektanta při přípravné fázi zpracování projektové dokumentace tyto nedostatky neodhalily.

Uvedené práce v souhrnu navýšily hodnotu dílu o cca 1 mil. Kč. Některé z prací byly po předchozí konzultaci a schválení od poskytovatele dotace zahrnuty do dotačních prostředků, některé byly financovány z vlastních zdrojů obce.

Paralelně vedle stavebních prací, z důvodu úspory času, probíhaly další aktivity, které nebyly součástí projektu, tak aby od 1.9. 2016 byla mateřská škola schopna fungovat.

  • zápis školského zařízení do ministerského rejstříku a rejstříku krajského úřadu,
  • výběr ředitelky a dalšího personálu,
  • příprava zápisu dětí do zařízení,
  • shánění finančních prostředků na vybavení školy, atd.

Kolaudace

Dle uzavřené smlouvy o dílo měla být stavba dokončena nejpozději k 31.7.2016. Termín předání a převzetí stavby byl dodržen a předávacího řízení na místě se kromě zástupců obce a zhotoviteli zúčastnili i zástupci společnosti pověřené výkonem TDI a BOZP.

  • Drobné vady a nedodělky uvedené v zápise o předání a převzetí stavby byly odstraněny v řádu několika málo dní a následně bylo přistoupeno k procesu kolaudace stavby.
  • Stavebnímu úřadu byla zaslána žádost o kolaudaci, doloženy všechny povinné přílohy (dokumentace skutečného provedení, certifikáty použitých materiály, atesty, vyjádření dotčených orgánů) a stavební úřad poté nařídil termín konečné prohlídky.
  • Toto jednání probíhalo ve velmi úzké spolupráci mezi stavebním úřadem, zástupci obce, TDI a BOZP a zástupci zhotovitele.

Výsledkem úspěšného procesu bylo v závěru měsíce srpna vydání kolaudační rozhodnutí, které de facto umožňovalo otevření mateřské školy.

Otevření MŠ

Slavnostní otevření nově vybudované mateřské školy se uskutečnilo 26.8.2016 a zúčastnili se ho zástupci obce (vedení obce a zastupitelé), Středočeského kraje, zhotovitele, technického dozoru a v neposlední řadě zástupci obyvatel obce s budoucími návštěvníky mateřské školy.

Po slavnostním otevření následoval „den otevřených dveří“, kdy si všichni mohli stavbu prohlédnout a využít možnosti se přítomných zástupců na cokoli zeptat.

Jelikož se v obci jednalo o významnou investici, byl pozván i zástupce regionální tisku, který poté v regionálním deníku uveřejnil krátký článek doplněný fotodokumentací.


Slovo místostarosty

„Vzhledem ke skutečnosti, že vedení obce je složeno z neuvolněných zastupitelů, ukázala se volba externí spolupráce v oblasti dotační problematiky, zadávání veřejných zakázek a investičního poradenství jako velmi výhodná. Samozřejmostí musí v takovém případě být dobře připravená smlouva kryjící všechny práva a povinnosti smluvních stran včetně z nich vyplývajících rizik.“

„Celá akce mohla proběhnout v rekordně krátkém čase především proto, že jsme byli dostatečně připraveni (finanční rezerva, pravomocné stavební povolení). Je tedy více než žádoucí, aby obce své projekty připravovali s dostatečným časovým předstihem a nebáli se investic do projektových dokumentací tzv. do šuplíku.“